Nieuwe BTW-factureringsregels per 1 januari 2013

3 september 2012   Per 1 januari 2013 komen er nieuwe factureringsregels voor de omzetbelasting, in de gehele Europese Unie, dus ook in Nederland. Die nieuwe regels moeten de facturering een stuk eenvoudiger maken, én het elektronische facturen stimuleren. Dat levert ondernemers en overheid een substantiële vermindering van administratieve lasten op.

De factuur
Een ondernemer moet onder de oude en nieuwe regels altijd een factuur uitreiken als hij goederen levert aan of diensten verricht voor een andere ondernemer of voor een rechtspersoon, niet zijnde een ondernemer. Een factuur is ook altijd verplicht bij afstandverkopen en intracommunautaire leveringen van goederen.
Facturen moeten volledig zijn. Op de factuur moeten altijd minimaal de volgende basisgegevens worden vermeld: naam, adres en BTW-nummer, het inschrijvingsnummer bij de Kamer van Koophandel, een uniek volgnummer, de datum, naam en adres van de afnemer, de datum of het tijdvak waarin de goederen zijn geleverd of de dienst is verricht, het aantal geleverde goederen c.q. een omschrijving van de dienst, het BTW-tarief en het BTW-bedrag in euro’s dat in rekening wordt gebracht. Het BTW-nummer van de afnemer hoeft niet te worden vermeld, behoudens bij een levering aan het buitenland.

Per 2013 wordt het toegestaan om in bepaalde situaties een vereenvoudigde factuur uit te reiken. Dat mag als het factuurbedrag (inclusief BTW) niet hoger is dan honderd euro.
Op deze facturen zijn veel minder vermeldingen verplicht dan op de hiervoor genoemde volledige factuur. Op de vereenvoudigde factuur moeten minimaal vermeld worden de factuurdatum, de NAW-gegevens van de leverancier, de aard van de geleverde goederen of de verrichte diensten en het te betalen BTW-bedrag of de gegevens waarmee dat bedrag kan worden berekend.
Een vereenvoudigde factuur is niet toegestaan bij grensoverschrijdende afstandverkopen en bij intracommunautaire leveringen tegen het nultarief. Een volledige factuur blijft dan verplicht, om de fiscale autoriteiten van de betreffende lidstaten in staat te stellen om een efficiënte controle uit te oefenen. De verplichting om een factuur uit te reiken bij een vooruitbetaling voor een intracommunautaire levering komt wel te vervallen.

Als voor de BTW-heffing een bijzondere regeling van toepassing is, moet dat met ‘enige aanduiding' op de factuur worden vermeld. In de nieuwe regels wordt deze verplichting aangescherpt en moet die bijzondere regeling expliciet, herkenbaar worden omschreven, in de trant van ‘heffing verlegd', ‘bijzondere regeling - gebruikte goederen' of ‘bijzondere regeling - kunstvoorwerpen'.

Zijn de goederen of diensten die de ondernemer levert, niet bestemd voor (andere) ondernemers, maar voor particulieren, dan is het belang van de factuur voor de BTW-heffing minder groot. Een afgifte van een factuur is dan ook niet verplicht. De wet kent op deze regel wel enkele uitzonderingen; een groothandelsbedrijf moet bijvoorbeeld wel facturen aan particulieren uitreiken.

De factureringseisen
Voor het opstellen en uitreiken van een BTW-factuur geldt als hoofdregel dat de regels van de lidstaat waar die prestatie BTW-belast is, beslissend zijn. Die regel veroorzaakt administratieve problemen bij grensoverschrijdende transacties, omdat daarbij steeds vaker de BTW-schuld wordt verlegd naar de afnemer. De lidstaat waar de afnemer is gevestigd controleert dan – aan de hand van diens aangifte en administratie – of de afnemer aan zijn fiscale verplichtingen heeft voldaan. De presterende ondernemer – die de BTW-schuld heeft verlegd – hoeft zich daarom niet meer te registreren in de lidstaat van de afnemer. In lijn met deze praktijk is in de nieuwe regels vastgelegd dat de presterende ondernemer in deze situatie de factuur kan uitreiken naar de regels van de lidstaat waar hij woont of gevestigd is. En dus niet naar de hoofdregel: een factuur naar de eisen van de lidstaat waar de prestatie BTW-belast is. Deze regeling geldt ook voor het leveren van goederen en diensten buiten de Europese Unie. Als een Nederlandse ondernemer een dienst verricht voor een Argentijnse ondernemer en deze dienst vindt – naar de in Nederland geldende regels – plaats in Argentinië, dan kan de ondernemer een factuur uitreiken volgens de Nederlandse regels.

Elektronische facturen
Bij het elektronisch factureren spelen het waarborgen van integriteit en authenticiteit van de factuur een belangrijke rol. In Nederland kan de opmaak en het versturen van elektronische facturen al weer geruime tijd vorm- en middelvrij plaatsvinden voor binnenlandse transacties. Voor grensoverschrijdende transacties ligt dat moeilijker, omdat de spelregels voor het elektronisch factureren sterk verschillen per EU-lidstaat. Een ondernemer kan die verschillende regels maar moeilijk naleven, met als gevolg dat het gebruik van de elektronische factuur in de internationale handel stagneert. En dat frustreert een goede werking van de interne EU-markt.
Per 1 januari 2013 gaat dat veranderen.
Ondernemers kunnen er vanaf die datum voor kiezen om de integriteit en authenticiteit van de factuur te waarborgen met de geavanceerde elektronische handtekening, of met Electronic Data Interchange (EDI). Desgewenst kunnen zij ook voor een andere systeem kiezen, mits er maar sprake is van een bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor oplevert tussen factuur en prestatie. Vanaf 2013 bepalen ondernemers dus zelf hoe zij de integriteit, authenticiteit en leesbaarheid van de factuur waarborgen, de Belastingdienst kan controleren of daar in voldoende mate aan wordt voldaan. Deze benadering zal naar verwachting tot een veel snellere verspreiding van het elektronisch factureren in de Europese Unie leiden. En dat levert ondernemers en overheidsinstanties een forse reductie van administratieve lasten op.

Bron: Belastingbelangen.